Correos Corporativos: Por dónde empezar a crear

Los correos corporativos son la tarjeta de presentación que una empresa entrega cuando se introduce a posibles clientes en la web.

Es por esto que, al igual que las tarjetas físicas, manejar un correo corporativo, en lugar de uno personal, demuestra no solo que buscas vender un servicio como una empresa, si no, que eres todo un profesional en ello. Esa es la imagen que debes inspirar, y el primer paso es este.

¿Qué son los correos corporativos?

Los correos corporativos son direcciones electrónicas con un dominio personalizado, es decir, aquellos identificados, generalmente, después del “@” con el nombre de la empresa (por ejemplo: carolina@tuempresa.com), y que utilizan una plataforma diseñada para las necesidades digitales de una organización empresarial. Esta frase nos lleva al siguiente punto:

¿Qué permite un correo corporativo?

La pregunta “¿por qué debería mi empresa tener un correo corporativo?” no puede ser solo respondida con los beneficios a la imagen discutidos previamente, porque sería minimizar su potencial. Las plataformas de correos corporativos garantizan privacidad total de la data almacenada, poseen mecanismos internos de seguridad para evitar la intrusión de virus y spam, y ofrecen una alta capacidad de almacenamiento.

Sin embargo, para entender al máximo su potencial, debemos discutir 2 aspectos:

1. La creación de cuentas de usuarios asimilados a la empresa. Este aspecto permite organizar a los miembros en listas que los ubican en su posición dentro de la empresa. Es decir, se crean canales directos y abiertos de comunicación entre cada miembro.
2. Registra estadísticas. Es posible contabilizar la cantidad de mails enviados y cuántos han sido respondidos, o jamás abiertos. Esta es una herramienta muy útil cuando se realizan campañas por correo, o e-mail marketing.

Todas estas características, que son preciadas para la gestión eficiente de una empresa, no se encuentran en plataformas gratuitas de usuarios personales. Es por esto que los correos corporativos representan una inversión dentro de los gastos de la organización empresarial.

En otras palabras, se trata de un servicio que se paga para lograr una comunicación con tus clientes, y entre tus empleados, de una manera organizada y segura, dando una imagen profesional.

Ahora que sabes qué debes comprar, es momento de comparar y revisar opciones.

(Abriendo un paréntesis te informo que, antes de escoger cualquier plataforma, debes tener dos cosas súper importantes: un dominio y un hosting. Y para entender cómo crear, elegir y el costo de cada uno, te dejaré un link hacia un excelente artículo tutorial aquí.)

Sin embargo, te doy una breve introducción que servirá para comprender lo siguiente:

Un dominio es una dirección que se encarga de localizarte en el internet, y es escribiendo en la barra de cualquier navegador este elemento, que es posible ingresar hacia el contenido de esa página. Por ejemplo, digibros.org.

El hosting de internet no es más que el servidor donde todo queda guardado, las direcciones de los usuarios, los correos enviados, los correos recibidos. Es la nube personal de tu correo corporativo.

Antes del siguiente punto, te adelanto que la creación o adquisición del hosting muchas veces trae consigo el cliente de correos, que no es más que la dirección de acceso a tu bandeja de mensajes. Para acceder a esto solo se debe escribir webmail, seguido del dominio, y se procede a configurar la interfaz.

Sin embargo, cuando esto no es así, es necesario escogerlo e incorporarlo.

Clientes de correos corporativos

Si estás aquí, es necesario otro filtro, pero no te preocupes que es sencillo: tiene que ver contigo. Se trata de tus necesidades como empresa, cuántos miembros tienes, cuál es tu flujo actual de correos y cuánta información almacenas. Porque es, en base a esto que, grandes compañías arman sus paquetes.

Hablemos de las dos más usadas.

Gmail

Google lleva el trabajo colaborativo a otro nivel con GSuite, elaborando tres planes para oficinas con distintas necesidades en sus correos corporativos. Todas permiten el uso de Google Drive como nube de almacenamiento, Google Docs para la realización de documentos compartibles, y Google Hangout para videoconferencias. Sin embargo, la diferencia entre cada plan se evidencia en los niveles de seguridad y la capacidad de almacenamiento.

• Un plan de $5 por usuario al mes ofrece 30 GB de almacenamiento en la nube y controles básicos de seguridad y administración.
• Si elevamos el costo a $10 por usuario al mes, es posible conseguir 1 TB por usuario si hay menos de 5 usuarios involucrados, la creación de políticas de retención para correos y chats, así como la creación de informes de auditoría que registra la actividad de los usuarios.
• El plan más ostentoso se eleva a $25 por usuario al mes, donde se mantienen las opciones de almacenamiento, pero los niveles de seguridad se elevan

Outlook

Este cliente, de Microsoft, ofrece para correos corporativos una configuración para usuarios que es de las más utilizadas porque es posible utilizar una dirección personal. De esta forma, los correos de todas las direcciones asociadas a tu cuenta, estarán en la misma bandeja. Es una ventaja espléndida, que evita las confusiones al cambiar de direcciones.

Otra de sus ventajas, es la incorporación de office 365, utilizando el paquete completo de office de manera online para trabajo colaborativo. Además, es un servicio de correo corporativo bastante cómodo en comparación con otros clientes.

Entonces,

Ya sabemos que la finalidad de los correos corporativos será siempre lograr un ambiente cómodo, fácil y seguro de usar. También entendemos que, aunque poseer un correo corporativo no es requerimiento para formar una empresa, según lo ya expuesto, queda evidenciado que seguro mejora la experiencia.

Así que ¡corre a crear tu correo corporativo!

Y no olvides compartir este artículo y comentarnos qué te pareció.